Escrito por Romeo Muñoz
En el 2006 trabajé como gerente de operaciones de una empresa en un país centroamericano, el director y parte de la junta directiva programaron un viaje con los demás gerentes a una lujosa casa en el puerto de ese país; el objetivo «realizar la planeación estratégica» el resultado: varios días que perdimos y gastos innecesarios en el puerto por planes que nunca se concretaron ni se alcanzaron los resultados. Eso sí pasamos un tiempo de alegría y se fortaleció el trabajo en equipo (pero ese no era el propósito real).
Cada vez que en alguna empresa se hablaba el tema de planeación estratégica recordaba y pensaba que era más de lo mismo pero en lugares diferentes perdí la fe en la estrategia empresarial. Sin embargo hace pocos años que conocí el concepto de Hoshin Kanri, (palabras japonesas que en su mejor traducción al castellano serían: «brújula» y «control«) la efectividad con la que los japoneses realizan sus planeaciones empresariales así como la disciplina en la ejecución de las estrategias y me vi obligado a estudiar más de cómo lo hacen posible y en ese camino también llegó a mis manos otra herramienta también tan útil para estrategias en «tiempo real» en las organizaciones Lego® Serious Play®. En este artículo compartiré el uso de ambas herramientas para una planeación estratégica efectiva.
Como antesala comparto algunas estadísticas, 97% de las empresas tiene una «visión» que en muchos casos adorna la recepción únicamente. Solo 33% de las empresas ejecutan éxitos con esa visión, pero más alarmante es que solo el 5% de la fuerza laboral conozca la estrategia (no que la lean en la parte trasera de su gafete de identificación) sino que la vivan y hagan ejecución de planes.
Lego® Serious Play® permite a las empresas tener un workshop de «juego con propósito» que a su vez ayuda a construir una identidad corporativa compartida con todos los participantes, elaborar una serie de «principios guía simples» para que se tenga un desarrollo continuo de las estrategias y que las empresas presten atención a un entorno empresarial eminentemente cambiante.
«Lego® Serious Play® me pareció una herramienta útil para lograr la participación del 100% de un equipo de trabajo, el cual podrá aportar sus ideas en un ambiente que les permitirá sentirse cómodos y eso les ayudará a ser más creativos, me parece que puede relacionarse con Lean Management pues sería una forma muy efectiva de no solo dar a conocer la estrategia de una organización sino también de hacerla sentir.» Mónica del Valle, Licenciada en Administración de Empresas.
Lucio Margulis quien es el primer Trainer of Facilitators in the LEGO® SERIOUS PLAY® Method del mundo latino e hispano y quién me formó como facilitador certificado nos mencionó que LEGO® SERIOUS PLAY® es una metodología de estrategia que permite saber que piensan y sienten las personas sobre un tema (en el caso de empresas sobre la planeación en tiempo real) así como una metodología de «problem solving» en 3 dimensiones (altura, tamaño, perspectiva). Resalta que la metodología facilita conseguir «equipos de alto desempeño» con una participación 100 – 100.
Así que realizamos con 14 participantes un workshop de 10 horas en dos sesiones en las que me acompañó el Máster Melvin García Certified Lego® Serious Play® , iniciamos con pedirle a los participantes la elaboración de un primer modelo (por cierto no todos habían tenido una pieza de Lego® en sus manos antes).
Cada participante fue contando una historia de su modelo.
Esto nos permitió conocer más a cada participante, importante mencionar que al inicio del workshop se establecieron ciertas reglas como: 1. Confiar en sus manos. 2. Confiar en el sistema.
En Lego® Serious Play® el uso de metáforas, la imaginación y la creación de más historias son parte integral del proceso de «Lego® Serious Play®».
Mynor Alberto Celis a.k.a «Tito» (participante de la certificación Lean Six Sigma Black Belt): «LSP es una herramienta capaz de hacer la comunicación más eficaz entre todos los participantes y las ideas y estrategias sean aportadas por el 100% de los mismos, ayuda a encontrar el ADN de la empresa y con esto es más sencillo determinar si las estrategias están alineadas a la visión tal como predica el Hoshin Kanri«. Ing. Industrial. MSc Gestión pública y liderazgo.
Los pasos previos al taller correspondieron en entender las necesidades del cliente así como formular el propósito del taller mismo a esto se le conoce como «diseño de talleres«.
De las empresas del estudio tuvimos a la cadena de barberias de mayor crecimiento en la región así como también la empresa de manufactura de cinturones o fajas de cuero y sintéticos más grande del mundo.
Buscando la identidad corporativa de las empresas en mención se formularon preguntas claves para la construcción de nuevos modelos con Lego®.
En la aplicación de las diferentes técnicas de Lego® Serious Play® abordamos la identidad central o «Core», todo lo que se vivió en el taller fue motivador, desafiante y relevante.
Así que luego de que realizáramos las conexiones del modelo compartido así como a los «cores» de la empresa estos se utilizaron posteriormente en el Hoshin Kanri.
Con el aumento de la popularidad de Lean Six Sigma, las compañías continúan aprendiendo más y quieren seguir en el camino de Lean. (90% de las empresas del top 100 de la revista Forbes han implementado ya Lean Six Sigma), por lo general las empresas inician con los componentes básicos como 5S, rediseño de layout u Obeyaka (japonés para Lean Layout), resolución de problemas, mapeos de cadena de valor, TPM (total productive maintenance), kanban, eliminación de desperdicios o mudas (japonés), siguiendo por Six Sigma y finalmente enfoques como Hoshin Kanri para desplegar en toda la organización en función a la visión y plan estratégico.
Las empresas buscan estrategias innovadoras Lean Six Sigma solía ser una ventaja de marketing, pero ahora es un imperativo comercial, hace menos de un año realicé un recorrido por plantas de manufactura en Tijuana Baja California prácticamente toda planta que visité tiene eventos Kaizen (de mejora continua) realizándose constantemente; por lo tanto las empresas buscan estrategias innovadoras que los diferencien de sus competidores Hoshin Kanri puede ser esa ventaja en conjunto con Lego® Serious Play®.
Lego® Serious Play® permite que las ideas puedan ser definidas, representadas y explicadas de forma clara, pero mejor aún pueden ser interconectadas con las ideas individuales de todo un equipo» Rafael Cuevas PMO Manager, MSc Gestión de Proyectos.
En base a los principios guía simples y los «cores» de las empresas se pidió a los participantes que en 8 Post-it® colocaran sus propuestas de cómo lograr el propósito de la compañía (8 es el número de la suerte japonesa por ello se piden esa cantidad de ideas, el 8 adicional escrito en kanji japonés tiene la forma del Monte Fuji). Es la actividad de «lluvia de ideas«. Las personas luego del taller de Lego® Serious Play® tienen la oportunidad de pensar en cosas que podrían impulsar su organización más allá de la competencia.
Luego de realizar la afinidad de ideas nombramos los encabezados de las categorías en el ejemplo: 1. Lean 2. Crecimiento 3. Tecnología 4. Personas 5. Social.
Estos mismos encabezados los llevamos a un gráfico de radar grande donde cada participante cataloga como está la compañía en una puntuación de 0 a 10 siendo 0 que no se ha realizado nada en esa categoría y 10 que son una empresa clase mundial. Así se llega a un consenso sobre la brecha entre «donde estamos ahora» y «clase mundial». Mirar las brechas nos ayudará a determinar las estrategias que estamos buscando un gran brecha puede dar lugar a un cambio enorme de alto impacto que puede generar una ventaja competitiva.
Finalmente los participantes del workshop utilizaron la «Matriz Hoshin» , en nuestra matriz colocamos iniciativas estratégicas de 3-5 años en la parte inferior, las iniciativas para el corto plazo de lado izquierdo. Los proyectos para este año en la parte superior así como elementos del año anterior que no se habían concluído. Los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo) del lado derecho así como departamentos o áreas responsables que liderarán los proyectos (que será también parte de los A3). Esta herramienta de gestión visual permitirá a todos los empleados visualizar cómo su trabajo tiene un impacto en la dirección estratégica.
Hoshin Kanri es una herramienta poderosa que puede ayudar a las organizaciones a moldear sus futuros en lugar de sólo reaccionar a influencias internas o externas. El método puede mantener a las organizaciones en el camino de lo que han identificado como importante y mantenerlas enfocadas en el mejor uso de los recursos para alcanzar sus metas. La forma más efectiva de obtener el futuro que desea es visualizar ese futuro y dar pasos continuamente hacia él.
Para darle continuidad a esas estrategias y proyectos se deberán realizar varias acciones entre las que están «comunicar» con carteles, reuniones cortas, comunicados, videos el uso de tableros Kamishibai y demás iniciativas que en Hoshin Kanri se les conoce como «catchball«. Esos planes visibles deberán de ser fácilmente disponibles por todos, pero es muy importante que deban actualizarse y esto se logra a través de los Gemba Walks y elTrabajo Estándar para Líderes que realicen los dueños de procesos. Para ampliar más el tema de Leader Standard Work y Gemba Walks recomiendo el libro de mi sensei el mexicano Jorge Martínez Lizama que puede ser adquirido en Amazon como: Gemba walks y trabajo estándar para líderes (Spanish Edition).
Extiendo la invitación a los facilitadores de Lego® Serious Play® a celebrar el Encuentro de Facilitadores Latinoamericano 2019 en Costa Rica el 30-31 de mayo. Celebramos formar comunidad, estar al lado de los Master Trainers y Trainers con refresh de la metodología y una variedad de espacios de aprendizaje extraordinarios. Puedes enterarte de toda la información aquí: www.costaricabootcamplsp.com
Acerca del autor: Romeo Muñoz es Máster Black Belt de Lean Six Sigma, Certified Facilitator Lego® Serious Play® method and materials, Training Certificate A3, Lean Enterprise & Kaizen practitioner. Amante de TPS (Toyota Production System visitando plantas de Toyota en Japón). Es catedrático de Ingeniería Química de la Universidad del Valle de Guatemala y catedrático en la maestría en Dirección y Gestión de Proyectos tecnológicos de la Universidad Galileo. Ha participado en congresos en México y en la región centroamericana con temas como Industria 4.0, Scrum, Lean Logistics, Project Management, etc. Así como asesor de mejora continua en empresas de la región.
